Automatisierung im Mityvo Dashboard

Ein Auftrag läuft durch.

Von der Anfrage bis zum Geldeingang bereitet das Mityvo Dashboard jeden Schritt vor. Sie entscheiden an festen Punkten, an Kunden geht nichts ohne Sie.

Einrichtung anfragen →Beispielauftrag ansehen

Heckenschnitt mit GrünschnittHausverwaltung Musterhof (Petra Muster) · Eingang: Mail

Anfrage
Angebot
Nachfassen
Beauftragt
Termin
Im Einsatz
Abrechnung
Bezahlt

EingangAnfrage per Mail: Hecke an der Einfahrt, etwa 40 Meter, Grünschnitt mitnehmen.
AngebotAngebot vorbereitet: 2 Positionen aus dem Leistungskatalog.
ZusageDer Kunde hat das Angebot angenommen.
BerichtEinsatzbericht vom 13.11.2026, 2:30 Std. mit 2 Personen, 2 Positionen, 1 Foto, mit Mehraufwand.
RechnungAbweichung vom Angebot laut Einsatzbericht: Heckenschnitt: laut Bericht 46, im Angebot 40 lfd. Meter.
ZahlungZahlung für Rechnung RE-0001 eingegangen (über den Bankumsatz).

Beispiel aus einem Lauf im Mityvo Dashboard. Betrieb und Kunde sind erfunden.

Zeit geht zwischen den Schritten verloren.

Das Angebot bleibt liegen, und niemand fasst nach.
Der Termin wird verschoben, und der Kunde erfährt es spät.
Der Zettel vom Einsatz kommt nicht ins Büro, der Mehraufwand nicht auf die Rechnung.
Die Rechnung geht spät raus.
Eine Zahlung bleibt aus, und es fällt niemandem auf.

Sieben Stationen, ein Auftrag.

Ein Heckenschnitt für eine Hausverwaltung, durchgespielt im Mityvo Dashboard. Mails, Hinweise, Angebot und Rechnung stammen aus diesem Lauf.

1Anfrage

Die Mail wird zum Auftrag.

Bisher: Mail lesen, Kontakt abtippen, Vorgang anlegen.
Mityvo: Neue Anfragen im Postfach werden zu Aufträgen, Werbung und Rechnungen bleiben im Postfach. Mityvo liest Kunde, Einsatzort, Wunschtermin und Leistungen und legt den Kontakt an.
Sie: Fehlen Angaben, liegt eine Rückfrage an den Kunden bereit.

Petra Muster · p.muster@example.orgEingang

Guten Tag, wir hätten gern ein Angebot: Die Hecke an der Einfahrt, etwa 40 Meter lang, soll geschnitten werden, den Grünschnitt bitte mitnehmen. Adresse: Musterweg 12, 12345 Musterstadt. Gern so bald wie möglich. Viele Grüße, Petra Muster, Hausverwaltung Musterhof, Tel. 0123 9876543, p.muster@example.org

KundePetra Muster, Hausverwaltung Musterhof
EinsatzortMusterweg 12, 12345 Musterstadt
LeistungHeckenschnitt, 40 lfd. Meter
dazuGrünschnitt entsorgen

2Angebot

Das Angebot steht, bevor Sie es schreiben.

Bisher: Preisliste suchen, Positionen abtippen.
Mityvo: Der Entwurf entsteht aus Ihrer Preisliste. Mengen übernimmt Mityvo nur, wenn sie in der Anfrage stehen. Fehlt eine Leistung in der Liste, wird sie markiert.
Sie: Sie prüfen, legen fest und versenden.

Angebot ANG-0001 an die Hausverwaltung Musterhof: 40 lfd. Meter Heckenschnitt und Grünschnitt entsorgen, Gesamtbetrag 362,95 €

3Nachfassen

Kein Angebot bleibt liegen.

Bisher: Selbst daran denken, nach einer Woche nachzufragen.
Mityvo: Kommt nach sieben Tagen keine Antwort, liegt eine Erinnerung bereit. Die Tage stellen Sie selbst ein. Nimmt der Kunde über den Link im Angebot an, lehnt ab oder fragt nach, steht das am Auftrag.
Sie: Sie geben die Erinnerung frei oder verwerfen sie.

an p.muster@example.orgEntwurf

Unser Angebot ANG-0001: Heckenschnitt mit Grünschnitt

Guten Tag Petra Muster,

vor einigen Tagen haben wir Ihnen unser Angebot ANG-0001 vom 03.11.2026 zu „Heckenschnitt mit Grünschnitt“ geschickt.
Haben Sie noch Fragen dazu, oder sollen wir etwas anpassen? Wir sind gern für Sie da.

Wenn das Angebot für Sie passt, können Sie es direkt über den Link in der ersten Mail annehmen.

Freundliche Grüße
Hausservice Lindgrün (Beispielbetrieb)

4Zusage und Termin

Die Zusage bringt den Terminvorschlag mit.

Bisher: Hin und her schreiben, bis ein Termin passt.
Mityvo: Nimmt der Kunde das Angebot an, schlägt Mityvo drei freie Zeiten aus Ihren Buchungszeiten vor.
Sie: Sie geben den Vorschlag frei. Verschieben Sie den Termin im Kalender, liegt die Info an den Kunden bereit.

Zusage

Der Kunde hat das Angebot angenommen.

an p.muster@example.orgEntwurf

Guten Tag Petra Muster,

vielen Dank für Ihren Auftrag „Heckenschnitt mit Grünschnitt“.
Für den Einsatz hätten wir zum Beispiel diese Termine frei:
- Donnerstag, 12.11.2026, 9:00 Uhr
- Freitag, 13.11.2026, 9:00 Uhr
- Montag, 16.11.2026, 9:00 Uhr

Antworten Sie einfach auf diese Mail mit Ihrem Wunschtermin. Passt keiner davon, nennen Sie uns gern einen anderen.

Freundliche Grüße
Hausservice Lindgrün (Beispielbetrieb)

5Einsatz

Der Bericht entsteht vor Ort.

Bisher: Zettel im Auto, Stunden aus dem Gedächtnis.
Mityvo: Am Handy: Fotos, Diktat statt Tippen, Arbeitszeit und Material aus Ihrer Preisliste. War der Einsatz aufwendiger als angeboten, genügt ein Haken.
Sie: Sie entscheiden, ob der Mehraufwand berechnet wird.

Frisch geschnittene Hecke in einem Garten — Beispielfoto: „Clipped yew hedges, Scampston Walled Garden“ von Christine Johnstone, geograph.org.uk, CC BY-SA 2.0, zugeschnitten

6Rechnung

Die Rechnung weiß, was abweicht.

Bisher: Bericht und Angebot nebeneinanderlegen.
Mityvo: Die Rechnung entsteht aus dem Angebot. Weicht der Bericht ab, steht am Auftrag, was fehlt. Ist der Termin vorbei und noch keine Rechnung da, erinnert der Auftrag daran.
Sie: Sie ergänzen, schreiben fest und versenden.

Abweichung

Abweichung vom Angebot laut Einsatzbericht: Heckenschnitt: laut Bericht 46, im Angebot 40 lfd. Meter; Mehraufwand: Wurzelstock an der Einfahrt ausgegraben, etwa eine Stunde. Bitte die Rechnung prüfen und ergänzen.

Ergänzte Rechnung an die Hausverwaltung Musterhof: 46 lfd. Meter Heckenschnitt, Grünschnitt entsorgen, 1 Std. Mehraufwand: Wurzelstock an der Einfahrt ausgegraben, Gesamtbetrag 466,48 €

7Geld

Die Zahlung schließt den Auftrag.

Bisher: Kontoauszug und offene Posten abgleichen.
Mityvo: Sie importieren die Bankumsätze und ordnen die Zahlung der Rechnung zu. Der Auftrag steht danach auf „Bezahlt“. Bleibt die Zahlung aus, erscheint ein Mahnhinweis.
Sie: Die Zahlungserinnerung senden Sie aus der Rechnung.

Hausverwaltung MusterhofRechnung RE-0001 Hecke Musterweg+466,48 €

zugeordnetRechnung RE-0001Bezahlt

Sie entscheiden an sieben Stellen.

Diese Schritte hat der Auftrag im Lauf selbst als „Nächster Schritt“ gesetzt. Dazu kommen die Handgriffe, die Sie heute schon im Mityvo Dashboard erledigen: Termin eintragen, Rechnung festschreiben, Bankumsätze zuordnen.

Rückfrage freigebenwenn in der Anfrage Angaben fehlen
Angebot prüfen und versendender Entwurf aus Ihrer Preisliste
Nachfassen freigebenwenn das Angebot unbeantwortet bleibt
Terminvorschlag freigebennach der Zusage des Kunden
Mehraufwand prüfenwenn der Einsatz aufwendiger war als angeboten
Rechnung ergänzenwenn der Bericht vom Angebot abweicht
Zahlungserinnerung sendenwenn die Zahlung ausbleibt

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen.

Die Werte sind Beispiele. Stellen Sie Ihre ein und sehen Sie, wie viel Zeit heute im Büro in Ihren Aufträgen steckt.

Aufträge im Monat 205150 Büro-Minuten je Auftrag 45 Min.10 Min.3 Std. Ihr Stundensatz 50 €20 €120 € Angebote ohne Nachfassen 25 %0 %80 %

Büroarbeit im Monat15 Std.für Ihre Aufträge

Wert dieser Zeit750 €bei Ihrem Stundensatz

Angebote ohne Nachfassen5im Monat

Was davon die Automatisierung übernimmthängt von Ihren Abläufen ab.Die Vorgaben sind Beispielwerte. Im Gespräch rechnen wir es mit Ihnen durch.

Eingerichtet für Ihren Betrieb.

Wir richten die Automatisierung im Mityvo Dashboard für Sie ein. Danach läuft sie mit Ihren Daten.

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Ihre Preisliste
Leistungen mit Einheit, Preis und Stichworten, an denen die Anfragen erkannt werden.
Ihr Postfach
Das Postfach Ihres Betriebs im Mityvo Dashboard. Neue Anfragen werden dort zu Aufträgen.
Ihre Buchungszeiten
Aus ihnen kommen die freien Termine für den Terminvorschlag.
Ihre Texte
Erinnerung nach wie vielen Tagen, mit welchem Wortlaut.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was die Automatisierung macht und was bei Ihnen bleibt.

Geht etwas ohne meine Freigabe an Kunden?

Nein. Rückfragen, Erinnerungen, Terminvorschläge und Hinweise zu Terminänderungen liegen als Entwurf am Auftrag. Sie geben frei oder verwerfen. Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen versenden Sie wie bisher selbst.

Woher kommen die Preise im Angebot?

Aus Ihrer Preisliste im Mityvo Dashboard. Eine Menge übernimmt Mityvo nur, wenn sie in der Anfrage steht. Fehlt sie, liegt statt eines Angebots eine Rückfrage an den Kunden bereit.

Wie kommen Anfragen herein?

Über das Postfach im Mityvo Dashboard: Neue Mails werden automatisch zu Aufträgen. Eine Anfrage, die anders ankommt, fügen Sie als Text ein.

Welche KI liest die Anfragen und das Diktat?

Mistral, ein Anbieter aus der EU. Die Sprachaufnahme vom Handy wird nur in Text umgewandelt und nicht gespeichert.

Brauche ich dafür das Mityvo Dashboard?

Ja. Die Automatisierung ist Teil des Mityvo Dashboards und nutzt dessen Angebote, Kalender, Rechnungen und Bankumsätze. Wir richten sie für Ihren Betrieb ein: Preisliste, Texte, Postfach und Buchungszeiten.

Was kostet die Einrichtung?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie ein Angebot.